А на какое количество человек планируется провести конференцию? Чем их больше, тем сложнее. Ну и по времени важно знать, сколько будет длиться конференция. Если по времени это займет долго, то стоит рассчитать время на перерыв и разместить там столы с легкой закуской и воду.