Если до того времени вы никогда не сталкивались с подобными мероприятиями, то тогда будет тяжело самостоятельно все организовать. В таком случае надо обращаться к специалистам, которые занимаются организацией конференции, к примеру, как эти https://msgagency.ru/services/spb/delovie-meroprijatija/organizacija-konferencii/ . А насчет расценок, то тут смотря, какой масштаб мероприятия, и вообще, такие вопросы уточняются при встрече.
Cool Idea
журнал идей для бизнеса